Ошибка в реквизите «Адресат» может стоить компании потери важного контракта: письмо либо не дойдёт до адресата, либо будет проигнорировано из-за неверно указанной должности или фамилии.
Ниже приведены рекомендации, полностью соответствующие ГОСТ Р 7.0.97-2016 и адаптированные к самым распространённым ситуациям делопроизводства.
Где размещаем реквизит «Адресат»
- верхний правый угол бланка при угловом расположении реквизитов;
- справа под реквизитами бланка при продольном расположении.
Строки реквизита выравниваем по левому краю или центрируем относительно самой длинной строки.
7 практических ситуаций
Письмо руководителю или его первому заместителю
Полное наименование должности пишем в дательном падеже:
Генеральному директору
ООО «ПромИнжиниринг»
А.В. Иванову
Неизвестен конкретный адресат
Используем «открытый» адрес:
Главному бухгалтеру
ООО «ФинКонсалт»
Если и должность неизвестна — «В управление по работе с клиентами».
Письмо в структурное подразделение
Отделу снабжения
АО «МеталлСервис»
Никаких фамилий, только наименование подразделения.
Письмо руководителю структурного подразделения
Начальнику отдела логистики
ЗАО «ТрансГрупп»
С.Н. Петровой
Однородная группа адресатов из одной организации
Начальнику отдела продаж
Главному бухгалтеру
Юридическому советнику
ООО «ТрейдМастер»
Каждую должность выводим на отдельной строке.
Письмо нескольким организациям
Каждому адресату формируем отдельный оригинал письма.
Генеральному директору
ООО «Альфа-Строй»
А.А. Сидорову
Генеральному директору
ООО «Бета-Инвест»
М.В. Кузнецову
Электронное письмо с электронной подписью
На бумажном бланке оформляем так же, как в вариантах 1-6, но дополняем e-mail:
Руководителю службы ИТ
АО «Глобус-Софт»
E-mail: it@globalsoft.ru
Чек-лист перед отправкой
- Проверить дательный падеж должности и Ф. И. О.
- Убедиться в корректном наименовании организации (полное и сокращённое).
- Подтвердить актуальность адресата: штатное расписание/сайт/госреестры.
- Выставить отступы: левое и верхнее поле ≥ 20 мм, правое и нижнее ≥ 10 мм.
- При продольном бланке — использовать 4-е положение табулятора (32 удара) для начала реквизита «Адресат».
Правильно оформленный реквизит «Адресат» — это первый шаг к тому, чтобы ваше письмо не затерялось в потоке корреспонденции и было рассмотрено в срок. Следуйте ГОСТ Р 7.0.97-2016 и приведённым выше шаблонам, и ваши документы всегда будут выглядеть профессионально.