В деловой и повседневной практике часто возникают ситуации, когда уже созданный, а иногда и подписанный документ теряет свою актуальность, содержит ошибки или больше не нужен. Многие хотели бы обладать магической силой: произнести заклинание, и бумага (или электронный файл) потеряла бы свою силу. В современном мире такую «магию» заменяют строгие юридические процедуры. В этой статье мы подробно разберем, как правильно «заговорить» документ, чтобы он больше не действовал, и какие шаги для этого необходимо предпринять.
Чем аннулирование отличается от удаления?
Самое главное, что нужно уяснить: удалить физически электронный документ невозможно. Даже если вы отправите файл в корзину и очистите её, в системах электронного документооборота (ЭДО) или у контрагента он всё равно останется. Однако файл можно лишить юридической значимости.
С точки зрения электронного бухгалтерского документооборота, документ без подписей вообще не создан и не существует. А вот если электронный первичный учетный документ составлен (то есть сформирован и подписан обеими сторонами), то для лишения его юридической силы необходимо провести процедуру аннулирования.
Само по себе аннулирование — это не физическое уничтожение документа (как в случае, когда рвут бумажные экземпляры), а именно лишение этого документа юридической силы. Он остается в архиве, но теряет способность порождать правовые последствия.
Как «заговорить» электронный документ в ЭДО
В системах электронного документооборота (например, в Контур.Диадок) процесс аннулирования строго регламентирован. Инициатором, как правило, выступает та сторона, которая обнаружила допущенную ошибку.
Сценарий 1: Ошибку заметили до проставления подписей
Это самый простой случай. Если ошибочные элементы заметили до того, как участники сделки поставили свои подписи, или стороны решили, что файл уже не нужен, процедура аннулирования не происходит — она просто не требуется. Документ без подписей не имеет юридической силы, и по сути, его не существует для бухгалтерии. В Диадоке, если документ еще не подписан второй стороной, его можно аннулировать в одностороннем порядке.
Сценарий 2: Документ уже подписан обеими сторонами
Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты должны подписать соглашение об аннулировании (или акт об аннулировании).
Как отмечает эксперт проекта Диадок Тамара Мокеева: «Одним действием можно создать соглашение об аннулировании, связать его с недействительным документом и изменить статус документа в общем списке, что в дальнейшем позволит легко отфильтровать юридически значимые документы от недействительных».
Пошаговый процесс в ЭДО:
- Создайте предложение об аннулировании. В нём обязательно укажите причину отмены документа. Формулировки должны быть корректными и соответствовать деловой переписке.
- Подпишите предложение электронной подписью. Это подтвердит его юридическую силу. Подписание и отправка предложения производится в порядке, аналогичном действиям с любым электронным первичным документом.
- Дождитесь подтверждения. Документ считается аннулированным только после того, как запрашивающая сторона получит подтверждение (уведомление об обработке — УОП) от контрагента.
Что делать, если контрагент отказывается?
Отмена документа без согласия второй стороны — сложный процесс. Если контрагент отклоняет предложение об аннулировании, дальнейшие действия возможны только двумя путями:
- Через произвольный документ (составление двустороннего акта о разногласиях или дополнительного соглашения).
- В судебном порядке.
Как «заговорить» бумажный документ
В рамках бумажного документооборота вопросов обычно не возникает. Участники сделки признают документы недействительными путем их физического уничтожения (например, сжигают или рвут все бумажные экземпляры) или составления письменного акта, соглашения об аннулировании.
Специфика чертежей и ГОСТов
С технической документацией дела обстоят немного иначе. В ГОСТ 2.503 размыто написано об аннулировании — нет чётко сформулированного понятия о том, что аннулированные чертежи не могут больше применяться. На самом деле всё не так сложно. В п. 5.2 ГОСТ 2.503-2013 приведены все способы внесения изменений в бумажный документ. В том числе, изменения вносят путем проставления отметок об аннулировании, что делает использование старой версии документа незаконным.
Особые случаи: доверенности и кадровые документы
Аннулирование доверенности
Чтобы «заговорить» и отменить доверенность, одностороннего желания недостаточно. Аннулировать документ можно только через нотариуса. Он юридически заверит ваше решение и занесет информацию в специальную реестровую систему. Для этого нужно:
- Записаться на приём к нотариусу.
- Прийти в назначенное время с паспортом.
- Предоставить сведения об отменяемом документе.
Кадровые документы (КЭДО)
В кадровом электронном документообороте важно понимать разницу между терминами:
- Отменить действие, остановить выполнение приказа или распоряжения на будущее время.
- Признать утратившим силу — документ теряет силу с определенной даты (часто задним числом).
Оформление акта задним числом разрешено, но требует строгого внутреннего обоснования и согласования, чтобы избежать искажений в налоговой и бухгалтерской отчетности. Аннулирование полностью признает документ недействительным. После завершения этой процедуры отредактировать либо вернуть документ будет невозможно.
«Заговорить» документ, чтобы он не действовал, не составляет труда, если следовать правилам юридической и деловой магии. Главный принцип — физическое уничтожение или удаление файла не имеет смысла, важно лишить документ юридической силы. Для электронных документов используйте функционал ЭДО и создавайте предложения об аннулировании, для бумажных — подписывайте соглашения, а для нотариальных — обращайтесь к нотариусу. Только в этом случае «заклинание» сработает, и документ потеряет всякую власть над вашими правоотношениями.