Успех любого начинания зависит от людей‚ которые за него отвечают. Управление ресурсами проекта, это не просто назначение задач‚ это искусство грамотно спланировать и распределить рабочие активы так‚ чтобы никто не работал сверх нормы‚ а каждый был занят тем‚ что умеет и от чего получает удовольствие. Имея четкое представление о том‚ кто и что будет делать‚ вы можете заранее планировать и оценивать рентабельность инвестиций (ROI).
В условиях‚ когда компании выходят на мировой уровень‚ а сотрудники рассредоточены по разным регионам и работают удаленно‚ процесс формирования команды постоянно меняется. Перед тем как собрать группу‚ важно определить портрет сотрудника: зону ответственности‚ роль в коллективе и то‚ каких показателей он должен добиться. Ниже представлены 15 проверенных способов распределения сотрудников по проекту‚ которые помогут вам создать оптимальную и эффективную команду.
Стратегическое планирование и анализ
Использование Структуры разбивки работы (СРР)
С помощью структуры разбивки работы (WBS) менеджеры проектов помогают сотрудникам наглядно представлять проекты и ожидаемые результаты. Вы разбиваете глобальную цель на мелкие задачи и уже к каждой конкретной задаче назначаете ресурс. Это исключает ситуацию‚ когда кто-то не понимает свой фронт работ.
Оценка компетенций и_hard_и_soft_скиллов
Распределение ролей в проектной команде, один из наиболее важных для успеха факторов. Сопоставьте сотрудников с этапами проекта‚ опираясь на их профессиональные навыки. Назначайте ресурсы на конкретные задачи так‚ чтобы сильные стороны человека раскрывались в его обязанностях.
Учет рабочей загрузки (Resource Management)
Назначая роль и загрузку каждому сотруднику‚ вы можете быть уверены‚ что никто не выгорает. Сопоставьте оборудование‚ бюджет и людей с задачами‚ обеспечивая оптимальную загрузку и минимизацию конфликтов расписаний.
Модель «Закрепленное ядро + Временные специалисты»
Выбор между закрепленным составом и проектным зависит от сложности задачи. Часто лучшей стратегией оказывается комбинация обеих моделей: вы формируете закрепленное ядро сотрудников‚ которые ведут проект от начала до конца‚ и привлекаете временных специалистов с неполной занятостью для решения узких задач.
Определение портрета идеального сотрудника на старте
Перед формированием команды проекта четко определите: какая зона ответственности у роли‚ какое место человек займет в коллективе и каких конкретных показателей он должен добиться. Это сузит круг кандидатов и упростит выбор.
Распределение ролей и ответственности
Использование матрицы ответственности (RACI)
Четко разделите‚ кто является исполнителем (R)‚ кто утверждает (A)‚ кто консультирует (C)‚ а кого нужно просто информировать (I). Это избавит от дублирования функций и конфликтов.
Распределение по типам командных ролей
Существует 9 типов ролей в проекте для достижения поставленной цели. Распределение ролей зависит от характера принятия решений участниками. Убедитесь‚ что в команде есть генераторы идей‚ аналитики‚ координаторы и исполнители — это обеспечит баланс.
В сложных проектах важно иметь Совет руководителей или РРП. Их задача — постановка глобальной задачи по проекту Руководителю проекта (РП)‚ стратегический контроль и снятие административных барьеров‚ чтобы РП мог сфокусироваться на операционном управлении командой.
Делегирование на основе зон ответственности
Как менеджеру проекта эффективно управлять задачами? Распределяйте их между сотрудниками‚ четко ограничивая зону ответственности. Если сотрудник отвечает за результат модуля‚ он должен иметь полномочия принимать решения в рамках этого модуля.
Учет личных интересов и мотивации
Люди работают лучше‚ когда им интересно. Если есть возможность‚ назначайте задачи не только исходя из навыков‚ но и учитывая‚ от какой работы сотрудник получает удовольствие. Это напрямую влияет на общую рентабельность инвестиций в проект.
Адаптация‚ коммуникации и управление
Создание условий для неформального общения
Совместная работа над проектом требует доверия. Больше узнавайте друг о друге: выделите время на обсуждение тем‚ не относящихся к работе или проекту. Это сплотит распределенную или удаленную команду и снизит трения при решении рабочих вопросов.
Адаптация стиля управления под команду
Обзор основных методов управления показывает: не существует одного идеального стиля. В зависимости от зрелости сотрудников в проекте используйте директивный стиль на старте‚ переходя к коучинговому или делегирующему по мере втягивания команды в работу.
Кросс-функциональное распределение
Если проект затрагивает разные отделы (HR‚ IT‚ маркетинг)‚ формируйте кросс-функциональные группы. Задачу оформляют как проект‚ если изменение влияет на бизнес и требует отдельного управления. В таком случае в команде должны быть представители всех затрагиваемых подразделений.
Прозрачная коммуникация и обратная связь
Пространство командной работы постоянно меняется. Установите понятные каналы связи: где ставятся задачи‚ где обсуждаются проблемы‚ где хранятся файлы. Сотрудники не должны тратить время на поиск нужного руководителя или документа.
Гибкая ротация при изменении требований
Список доступных ресурсов и требования заказчика могут меняться. Будьте готовы перераспределять роли и заменять сотрудников‚ если текущий состав не справляется с новыми вызовами. Проектная группа должна быть гибкой.
Формирование проектной команды — это не разовое действие‚ а непрерывный процесс. Большинство сотрудников могут быть назначены для работы над проектом постоянно‚ но всегда нужно место для маневра. Распределяя обязанности‚ полномочия и ответственность на старте‚ вы экономите недели на исправление ошибок в будущем. Грамотно выстроенная структура команды, ваш главный актив для достижения поставленной цели и успешной реализации любого проекта.